Sistema sob medida ou sistema pronto: como decidir

Quando o seu processo é parecido com o de muitas outras empresas. Emissão de nota, agenda, ponto, CRM de vendas e loja virtual têm ferramentas prontas maduras, com suporte e atualização, por um valor mensal que um sistema próprio dificilmente iguala.

O sistema pronto é a escolha certa quando a empresa aceita trabalhar do jeito que a ferramenta foi desenhada, e o que ela não faz pode ser resolvido com uma integração simples.

Quando o jeito de trabalhar é justamente o que diferencia a empresa, ou quando o processo junta etapas que nenhuma ferramenta junta. Para uma empresa de projetos elétricos, com 137 projetos na base, o sistema reúne o andamento de cada projeto por etapa, o portal do cliente, a emissão e a assinatura de documentos técnicos e o painel financeiro.

Outro sinal é a equipe gastando horas por semana copiando dado de um sistema para outro. Esse tempo costuma pagar o desenvolvimento.

Depende do tamanho do problema, e por isso o caminho mais seguro é dividir em fases. A primeira entrega o mínimo que já tira trabalho da equipe, no ar e em uso. As seguintes crescem a partir do que o uso real mostrou, e não do que parecia necessário na reunião inicial.

Cada fase tem escopo, prazo e valor fechados por escrito antes de começar. Assim a empresa paga por algo que já funciona e decide a próxima etapa com o sistema na mão.

É mais comum do que parece: um sistema feito por alguém que saiu, sem documentação, que funciona mas ninguém tem coragem de alterar. O primeiro passo é uma auditoria: entender o código, os dados e o servidor, e fazer backup de tudo antes de mudar qualquer coisa.

Num sistema herdado em Symfony, a auditoria e a migração preservaram 3.067 ordens de serviço e ainda ligaram o Pix com baixa automática. Muitas vezes não é preciso jogar o sistema fora: dá para assumir, estabilizar e evoluir o que já existe.

• O código e o banco de dados ficam no nome da sua empresa, com acesso seu ao repositório e ao servidor.
• Backup automático, com teste de restauração, antes de entrar em produção.
• Escopo de cada fase por escrito, com o que está fora dele.
• Um período de garantia depois da entrega para corrigir o que aparecer no uso real.
• Documentação mínima para outro desenvolvedor conseguir continuar o trabalho, se um dia precisar.

Se o fornecedor não aceita deixar o código no seu nome, o sistema não é seu.